DIRECTRIZ 5 DE 2020
(agosto 19)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA
Bogotá D.C.,
| Para: | Secretarios Seccionales Abogados de las Secretarías Seccionales Abogados Asistentes de la Subdirección Jurídica Abogados Sustanciadores de la Subdirección Jurídica |
| De: | Subdirección Jurídica |
| Asunto: | DJ-DR-005-2020. Instrucciones generales para la implementación de la Fase V "Paso a Producción" del nuevo sistema de información BPM en el proceso ético-profesional, como herramienta informática de gestión. |
En el marco del desarrollo e implementación de los procesos misionales y documentales del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería -COPNIA-, a través de un BPM integrado con un Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo –SGDEA–, resulta necesario definir los parámetros que se deben tener en cuenta para la ejecución de actuaciones relacionadas con el desarrollo de los procesos ético-profesionales.
En este sentido, la Subdirección Jurídica en el ejercicio de sus funciones y en aras de garantizar la ejecución de las actividades procesales dentro de las investigaciones ético-disciplinarias, define a través de la presente Directriz, las orientaciones jurídicas que se deben tener en cuenta para la comprensión en el uso adecuado en la implementación de la nueva herramienta tecnológica de los procesos disciplinarios ético-profesionales.
1. De los requerimientos previos para el funcionamiento e implementación del BPM.
Las Secretarías Seccionales del COPNIA, sin excepción alguna, a más tardar el día 26 de agosto de 2020, deberán haber finalizado el proceso de migración de la información de los procesos ético- disciplinarios al BPM. Lo anterior, teniendo en cuenta que el proveedor de servicios requiere levantar las reglas relacionadas con la migración de la información para la puesta en funcionamiento del sistema el próximo primero (1) de septiembre de esta anualidad.
En consecuencia, el proceso de migración de la información de los proceso ético-profesionales deberá estar completo, esto es, en primer lugar, las actuaciones relacionadas en la etapa de queja, y; en segundo lugar, los programas metodológicos propios de la etapa procesal de investigación preliminar deberán hacer parte del proceso de migración sin novedad alguna.
2. De los parámetros generales -comunes- para la compresión en la operatividad del sistema de BPM en el contexto de los procesos disciplinarios.
La nueva perspectiva del proceso ético-profesional, implementado funcional y operativamente a través del BPM, será una sola; luego entonces, no existirá distinción alguna entre proceso y queja disciplinarios; por el contrario, la queja disciplinaria solo será el mecanismo procesal de apertura a una etapa procesal propia e independiente (Etapa de 'Análisis de queja') que se surtirá en el marco de la investigación ético-profesional por parte de la instrucción disciplinaria.
Así las cosas, las etapas del proceso ético-profesional en el contexto del sistema de información tecnológica BPM, estarán enmarcadas dentro de una BITÁCORA. En este orden de ideas, se entenderá desde la perspectiva funcional y operativa del sistema: 1. Bitácora de Análisis de queja; 2. Bitácora de investigación preliminar; 3. Bitácora de investigación formal; 4. Bitácora de fallo de primera instancia y, 5. Bitácora de fallo de segunda instancia.
Asimismo, cada BITÁCORA tendrá como proceso transversal a todo el procedimiento ético- profesional: el proceso de notificaciones, el proceso de recursos y el proceso de revocatorias.
De este modo, es importante resaltar que todas las BITÁCORAS manejan tres clases de colecciones respecto de la forma en la que se relacionan las personas que, en algún nivel, hacen parte del proceso ético-disciplinario: 1. Involucrados. En esta colección se encontrarán los sujetos que directa o indirectamente hacen parte de la investigación disciplinaria con excepción del investigado; 2. Investigados. En esta colección la instrucción disciplinaria deberá relacionar la información que permita la identificación del investigado; sin embargo, en caso de no contar con la información que identifique al sujeto disciplinable, se deberá relacionar el mismo como indeterminado, y; 3. Investigados matriculados. En esta colección, la Secretaría Seccional deberá relacionar la información que se obtenga del investigado previa consulta realizada a la base de Registro Profesional.
En el caso de la colección denominada Investigados matriculados presente a partir de la BITÁCORA de investigación preliminar del proceso ético-profesional, resulta necesario advertir que su diligenciamiento es obligatorio en esta etapa procesal cuando se requiera adelantar o avanzar de fase procesal; lo anterior, teniendo en cuenta que para el sistema BPM es importante que la instrucción disciplinaria identifique plenamente el investigado para poder aperturar la etapa procesal de investigación formal.
De otro lado, las actuaciones procesales contenidas en resoluciones, sin excepción alguna, se generarán a través del BPM; en este orden de ideas, las Secretarías Seccionales y la subdirección jurídica, según corresponda, deberán: en primer lugar, descargar las plantillas y revisar el documento en el sistema de información; segundo, generar el número en la plantilla cargada y firmarlas de forma manuscrita y luego cargarlos nuevamente al sistema.
Para las actuaciones procesales contenidas en autos, estos deberán surtir el flujo normal de proyección, revisión y firma digital a través del sistema de información BPM.
Bajo este entendido, los abogados de las Secretarías Seccionales competentes serán quienes generen estos documentos; por su parte, los Secretarios Seccionales serán quienes los revisen y los firmen. En todo caso, debe precisarse que el Secretario Seccional será el único funcionario que podrá adelantar o avanzar de etapa (BITÁCORA) en el proceso ético-profesional.
De igual forma, resulta necesario señalar que el sistema tecnológico de BPM no genera para los autos numeración alguna. Así las cosas, para efectos de ejercer un control a las actuaciones, las Secretarías Seccionales podrán manejar consecutivos que le permitan la identificación y mejor organización de sus autos, siempre y cuando conserven la siguiente estructura: PD- IDENTIFICADOR SECCIONAL-AUTO-AÑO-CONSECUTIVO DE CUATRO DÍGITOS (iniciando en 0001), como se ejemplifica gráficamente así: "PD-CND-AUTO-2020-0001".
Adicionalmente, será a través del gestor documental y no del BPM que se generen todas las comunicaciones de salida que se requieren dentro de los procesos ético-profesionales.
Por último, a través de la página web del COPNIA podrá consultarse las sanciones que actualmente se encuentren en estado ACTIVO; por el contrario, no podrá consultarse a través de este medio electrónico el histórico de sanciones disciplinarias. Dicho histórico de sanciones solo podrá verificarse en el BPM, en la información de "Investigado matriculado" o en consulta de investigados y fallos.
3. De los aspectos más relevantes en las etapas procesales enmarcadas en la nueva perspectiva funcional y operativa del proceso ético-profesional en el BPM.
3.1. Etapa procesal de queja.
En el contexto del proceso ético-profesional, la etapa procesal de queja tendrá en la nueva herramienta de información tecnológica BPM, las siguientes fases: 1. Fase de radicación de queja; 2. Fase de revisión de queja, y; 3. Fase de análisis de queja.
Bajo esta premisa, el trámite para la radicación de quejas con incidencia disciplinaria podrá hacerse a través de dos (2) formas: 1. Por las ventanillas de radicación nacional o seccional según sea el caso, y; 2. Por el micrositio ubicado en la página web del Copnia.
Así las cosas, cuando la radicación de una queja disciplinaria se realice a través del micrositio destinado para tal fin, el proceso de radicación será automático, esto es, el sistema será quien lo registre; por el contrario, cuando la radicación se realice a través de la ventanilla de radicación de la Secretaría Seccional, la misma deberá efectuarse por radicación en el gestor documental bajo el trámite: quejas/denuncias ético-disciplinarias.
Ahora bien, una vez se realice la radicación de la queja por cualquiera de las dos vías existentes en el sistema, será el profesional universitario adscrito a la Subdirección Jurídica quien se encargue de crear el caso en el BPM. El cual, a su vez y de manera automática, creará el expediente correspondiente en el gestor documental. En este sentido, resulta necesario señalar que el reparto de las quejas disciplinarias para las Secretarías Seccionales, así como para los abogados seccionales, será automático; lo anterior, teniendo en cuenta que es la misma herramienta tecnológica quien a través de un sistema de puntos acumulados efectúa el reparto de la nueva queja disciplinaria.
En consecuencia, es importante destacar que el reparto de las quejas disciplinarias para los abogados seccionales se hará por zonas; en efecto, las zonas definidas en el sistema de BPM son las siguientes:
Zona 1. Integrada por las Secretarías Seccionales: Atlántico, Bolívar, Cesar, Córdoba y Guajira.
Zona 2. Integrada por las Secretarías Seccionales: Antioquia, Norte de Santander y Santander.
Zona 3. Integrada por las Secretarías Seccionales: Caldas, Quindío y Risaralda.
Zona 4. Integrada por las Secretarías Seccionales: Cauca, Nariño y Valle del Cauca.
Zona 5. Integrada por las Secretarías Seccionales: Boyacá, Cundinamarca y Tolima.
Por otra parte, resulta necesario tener en cuenta que cuando el proceso ético-profesional se encuentre en etapa de revisión de queja, el mismo podrá darse por terminado sin necesidad de que la instrucción disciplinaria profiera un acto administrativo para tal asunto; por el contrario, la Secretaría Seccional proferirá una comunicación oficial por medio de la cual se dará por terminado el proceso disciplinario - Traslado por competencia por ejemplo; en cambio, cuando el proceso disciplinario se encuentre en etapa de análisis de queja, la instrucción disciplinaria proferirá acto administrativo de archivo de la queja disciplinaria, el cual por vía de consulta será objeto de control formal y material por parte de la Subdirección Jurídica.
Debe tenerse en cuenta que todos los procesos disciplinarios que se encuentren en etapa procesal de análisis de queja estarán clasificados dentro del nivel de complejidad BAJA y, en todo caso, el BPM le asignará una calificación estándar (sistema de puntos) de trece (13) puntos, los cuales solo variarán, cuando se califique la complejidad del proceso.
3.2. Etapa procesal de Investigación Preliminar.
En todo proceso ético-profesional que se encuentre en etapa procesal de investigación preliminar, contará con la implementación de un programa metodológico que le permita a la Secretaría Seccional orientar jurídica y probatoriamente su investigación disciplinaria.
En consecuencia, el programa metodológico como herramienta jurídica de investigación estará compuesto por: 1. Hechos relevantes; 2. Hipótesis o teoría del caso; 3. Normatividad aplicable; 4. Número de investigados; 5. Pruebas; 6. Eventos tipificados, y; 7. Acceso a la información.
Bajo este entendido, es importante señalar que el componente denominado PRUEBAS, no califica la complejidad del proceso por la cantidad de los medios de conocimiento objeto de práctica, sino por el contrario, por el tipo de prueba que se pretende decretar y practicar dentro de la investigación ético-disciplinaria.
En este orden de ideas, la instrucción disciplinaria deberá relacionar la información que se requiere dentro del programa metodológico y contará con un término de cuarenta y cinco (45) días hábiles para hacerlo; lo anterior, será de gran importancia para el proceso ético-profesional, no solo porque da cumplimiento a los fines procesales de la investigación disciplinaria, sino, además, porque le permite al BPM determinar el nivel de complejidad del proceso.
En todo caso, si la instrucción disciplinaria por acción u omisión no realiza el diligenciamiento del programa metodológico dentro del límite temporal establecido en el sistema (45 días hábiles), el proceso ético-profesional será automáticamente clasificado en complejidad BAJA. No obstante, en caso de presentarse algún inconveniente con el nivel de complejidad asignado por el sistema, la Secretaría Seccional deberá elevar una solicitud formal a la Subdirección Jurídica para que el Profesional Universitario designado para tal fin –previa autorización del Subdirector Jurídico– viabilice la modificación del nivel de complejidad del proceso ético-disciplinario, corriendo nuevamente los criterios objetivos con los que se fija.
Finalmente, debe mencionarse que en el BPM existen unas reglas de procedimiento que establecen unos límites temporales de duración del proceso ético-profesional tanto en primera como en segunda instancia; lo anterior, en razón a que, dependiendo del nivel de complejidad de cada investigación disciplinaria, el sistema automáticamente señala su tiempo de duración, veamos:
Proceso ético-profesional de complejidad BAJA: El proceso contará con una duración máxima de treinta y tres (33) meses
distribuidos así: La primera instancia contará con un tiempo máximo de veinticuatro (24) meses, y; por su parte, la segunda instancia contará con un término máximo de nueve (9) meses para confirmar o revocar la decisión proferida por el a-quo.
Proceso ético-profesional de complejidad MEDIA: El proceso contará con una duración máxima de cuarenta y dos (42) meses distribuidos así: La primera instancia contará con un tiempo máximo de treinta y dos (32) meses, y; por su parte, la segunda instancia contará con un término máximo de diez (10) meses para confirmar o revocar la decisión proferida por el a- quo.
Proceso ético-profesional de complejidad ALTA: El proceso contará con una duración máxima de cuarenta y dos (48) meses distribuidos así: La primera instancia contará con un tiempo máximo de treinta y seis (36) meses, y; por su parte, la segunda instancia contará con un término máximo de doce (12) meses para confirmar o revocar la decisión proferida por el a- quo.
Es de aclarar, que tales tiempos están establecidos para un proceso tramitado desde la presentación de la queja y hasta la emisión del fallo de primera y segunda instancia, por tanto, los tiempos para la finalización de un archivo de preliminar y confirmaciones de tales decisiones son diferentes a los tiempos máximos, pues en estos están contenidos todas las etapas. Así, por ejemplo, para tramitar y archivar una investigación que finalice en la etapa preliminar con archivo de la investigación, contaremos con los siguientes tiempos expresados en meses:
| Fase / complejidad | Tiempo en meses | ||
| Baja | Media | Alta | |
| Reparto de queja | 5 días | ||
| Análisis de queja | 2 | 2 | 2 |
| Investigación Preliminar | 10 | 15 | 18 |
De esta forma, vía Manual de Procedimiento en la actualización próxima que tendrá, se definirán los tiempos por etapas y fases del proceso disciplinario, junto con sus responsables.
3.2.1. Del archivo parcial en la investigación preliminar.
En el marco de la implementación del BPM como optimización de herramienta tecnológica para el desarrollo del proceso ético-profesional, la actuación procesal de archivo parcial en la etapa de investigación preliminar, deberá hacerse a través de auto independiente; no obstante lo anterior, una vez se realice la prenombrada actuación procesal por parte de la instrucción disciplinaria, el proceso ético-disciplinario no podrá ser avanzado hasta tanto no se resuelva por parte de la Subdirección Jurídica la confirmación o revocatoria de la decisión de instancia.
Vale además aclarar, que los términos del archivo parcial están comprendidos dentro de la totalidad del tiempo asignado para cada investigación según su complejidad.
3.3. Etapa procesal de Investigación Formal.
Durante la ejecución e implementación del sistema BPM, la etapa procesal de investigación formal funcionalmente no presentó ningún cambio relevante más allá de os tiempos asignados para su trámite dependiendo de la complejidad del proceso; en este sentido, deberá darse cumplimiento a los preceptos descriptivos contenidos en el Manual de Procedimiento Interno para procesos ético- profesionales.
3.4. Etapa procesal de fallo de primera y segunda instancia.
Finalizada la instrucción disciplinaria con el fallo de la primera instancia, el Secretario Seccional deberá registrar la decisión por cada investigado (en caso de ser 2 o más) en el sistema BPM. Asimismo, lo hará cuando la segunda instancia por vía de consulta o por vía de recurso decida confirmar, modificar o revocar la decisión de instancia.
En este orden de ideas, cuando se trate de la sanción disciplinaria de suspensión, el sistema habilitará para su diligenciamiento los siguientes campos: 1. Años; 2. Meses; y 3. Días. En todo caso, será el Secretario Seccional el responsable del registro de la información.
3.5. De los procesos transversales.
3.5.1. Del proceso de notificación de los actos administrativos.
El proceso de notificación en el nuevo sistema BPM es por naturaleza transversal a los demás procesos que se adelantan en la Entidad. En este orden ideas, la notificación de los actos administrativos se hará en un proceso paralelo que se surte al interior del sistema BPM. En este caso, corresponderá a los funcionarios del nivel técnico de cada Secretaría Seccional adelantar los procesos de notificación según sea el caso, esto es, notificación personal a dirección física y/o electrónica y en estrados, notificación por aviso y notificación por estado.
3.5.1.1. Del proceso de notificación personal por estrado de los actos administrativos.
En esta forma de notificación, y cuando en audiencia se notifiquen decisiones dentro de un proceso disciplinario, el abogado que apoye y asesore el proceso, deberá comunicarle al técnico administrativo que adelante la función, la fecha de la decisión notificada en audiencia y el documento evidencia de ello, con el fin de ser incorporado al proceso disciplinario digital. Para tales efectos, no podrá superar de tres (3) días para informarse y realizar el cargue de la información correspondiente.
3.5.1.2. Del proceso de notificación por estado de los actos administrativos.
El proceso de notificación por estado podrá ser iniciado por cualquier funcionario al interior de la Secretaría Seccional; en consecuencia, se deberá crear el caso de notificación, generar y descargar el documento y, posteriormente, el Secretario Seccional deberá firmarlo de forma manuscrita. De lo anterior, se deberá dejar evidencia en el proceso disciplinario digital, físico y en la Cartelera de la Secretaría Seccional.
3.6. Del proceso de recursos.
El proceso de recursos podrá ser iniciado por cualquier funcionario al interior de la Secretaría Seccional; sin embargo, debe ser una tarea de exclusiva competencia del abogado seccional o del Secretario Seccional; en consecuencia, se deberá crear el caso y, posteriormente, se deberá relacionar al proceso ético-profesional sub-examine.
4. De las acciones necesarias para la implementación del BPM – Constancias de cumplimiento.
Tal y como al inicio de esta Directriz se ha definido, el próximo 1o de septiembre de 2020, iniciará en producción el módulo de BPM –Procesos Disciplinario– Fase V y VI, denominadas, implementación y estabilización del sistema.
Para ello, será necesario que cada abogado seccional o regional, vía correo electrónico a más tardar 26 de agosto de 2020, remite al o los Secretarios Seccionales que apoya, certificación de cumplimiento en la que manifieste que ha cargado al sistema BPM (i) la totalidad de quejas y procesos disciplinarios a su cargo y (ii) que los mismos se encuentran en la etapa correspondiente a la realidad procesal de cada uno.
La constancia deberá contener, como mínimo: (i) Cuántas quejas fueron migradas; (ii) cuántos procesos disciplinarios en etapa de investigación preliminar; (iii) cuántos en etapa de investigación formal; (iv) cuántos en fase de segunda instancia; (v) sumatoria total de quejas y procesos migrados en primera; (vi) sumatoria total de procesos incluyendo la segunda instancia; y (vii) la manifestación expresa, de haberse migrado la totalidad de quejas y procesos disciplinarios que están activos, dejándose en la etapa que corresponde a la actuación disciplinaria en que se encuentran a la fecha.
A su vez, con las certificaciones recibidas, cada Secretario Seccional, deberá remitir a más tardar el día 27 de agosto de 2020, un correo electrónico al subdirector Jurídico con copia a la Subdirección de Planeación, Control y Seguimiento, en la que consigne que la totalidad de quejas y procesos disciplinarios que adelanta esa Secretaría Seccional se encuentra cargado en el sistema BPM, en la etapa procesal que corresponda.
Del 28 al 31 de agosto de 2020, se realizará por parte del Administrador del Sistema BPM, la asignación de casos que tramitaba cada abogado.
El día 31 de agosto de 2020, la Subdirección Jurídica remitirá vía correo electrónico a la Dirección General con copia a todas las Secretarías Seccional, el listado definitivo de las quejas y procesos disciplinarios cargados en el sistema, informando los puntos totales con los que iniciará cada uno, con los que iniciará al día siguiente, en la etapa de producción, sea asignado el reparto correspondiente.
Una vez en producción, del 1o al 4 de septiembre de 2020, se procederá a la inclusión de las quejas que han llegado a la Entidad que se encuentran sin asignación, para que el sistema de forma automática realice el reparto correspondiente por zona, de acuerdo con los puntos acumulados de cada abogado de esa zona.
