CONCEPTO MEMORANDO 32025150200000120 DE 2025
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA – COPNIA
Bogotá, D. C., 28 enero de 2025
| Para: | XXXXX - Profesional de Gestión; |
| De: | Subdirector Jurídico |
| Asunto: | Respuesta a solicitud de apoyo para atender la PQRS 42024140200010659 |
Respetada XXXXX:
Damos respuesta a su solicitud de apoyo para atender la PQRS 42024140200010659, recibida por correo electrónico el pasado 8 y 16 de enero de la presente anualidad, en la cual se formulan varios requerimientos relacionados con (i) la protección de datos personales de los profesionales inscritos en el Registro público que administra el COPNIA y (ii) la atención de peticiones en las que se reporta el ejercicio ilegal de la profesión, en los siguientes términos:
"Respetuosamente, me permito solicitar su orientación y ayuda, en la última semana venimos recibiendo solicitudes en las que los Usuarios inscritos solicitan que la Entidad establezca acciones para proteger sus datos personales en el marco del registro profesional, pues señalan son víctimas de estafa y presunto uso fraudulento de sus datos personales (ejemplo petición anexa).
Motivo por el cual, en este escenario agradecería, nos puedan ayudar a resolver las siguientes inquietudes a fin de blindar jurídicamente a la Entidad, y proporcionar de cara al Usuario orientación frente a qué hacer ante esas situaciones en las que se ven inmersos, pues:
1. Dado que la entidad no tiene forma de generar alertamiento frente al uso de datos de un usuario, ¿Esto es un deber de las Entidades como el COPNIA?
Al respecto, es necesario indicar que el artículo 17, literal d), de la Ley Estatutaria 1582 de 2012, Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, establece como un deber a cargo de los responsables del tratamiento de datos personales, el de "conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento".
El COPNIA, como responsable del tratamiento, asumió este deber en el Manual para la protección de datos personales, instrumento con el cual implementó la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales, adoptada mediante la Resolución 1197 del 31 de agosto de 2017.
En efecto, es un deber del COPNIA conservar la información del Registro público de profesionales en condiciones de seguridad, para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Sin embargo, en este punto debemos distinguir entre las diferentes categorías especiales de los datos: dato público, semiprivado, privado y sensible.
El dato público es aquel que la ley o la Constitución Política determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados. En el Registro público de profesionales tenemos como datos públicos: (i) nombres y apellidos; (ii) profesión u oficio; (iii) tipo y número de identificación; (iv) tipo y número de registro profesional;
(v) sanciones ético-disciplinarias (estado: vigente, cancelado, suspendido); (vi) fecha y número de la resolución nacional que otorga el Registro Profesional y; (vii) antecedentes disciplinarios ético-profesionales.
Para el tratamiento de estos datos, el COPNIA no requiere autorización ni aviso, pues no son considerados información privilegiada o reservada, ni datos personales de carácter sensible, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1712 de 2014, Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Estos datos están disponibles en el Certificado de Vigencia y Antecedentes Disciplinarios y atienden a una finalidad legítima de control de los ciudadanos y las autoridades sobre el ejercicio de la ingeniería, sus profesiones afines y profesiones auxiliares.
La demás información y documentos que obtiene la Entidad durante el trámite de registro de los profesionales de la ingeniería, profesionales afines y auxiliares de la ingeniería, como copia de diplomas y actas de grado pueden ser catalogados como datos semiprivados. Para el tratamiento de estos datos, el COPNIA sí requiere autorización previa por parte de su titular.
Con el fin de blindar jurídicamente a la Entidad cuando se presenten peticiones relacionadas con el tratamiento de datos personales, sugerimos al área de Atención al Ciudadano informar a los usuarios que, actualmente, el COPNIA ha adelantado las acciones necesarias para la conservación de la información que reposa en el Registro público de profesionales, bajo condiciones de seguridad que impiden su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como la protección de los datos semiprivados, privados y sensibles de los profesionales inscritos en el Registro. Lo anterior, a través de la adopción de la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales, el Manual para la protección de datos personales y el cumplimiento de lo allí dispuesto por parte de los funcionarios y contratistas de la Entidad.
Si bien es cierto, en algunos casos, los datos públicos del Registro profesional son utilizados por inescrupulosos para suplantar la identidad de los profesionales inscritos y estafar a los ciudadanos, incluso a los mismos profesionales de la ingeniería con ofertas de empleo, esa información no la obtienen del mismo Registro, pues para ello el sistema exige ingresar unos datos previamente –número de identificación o de matrícula profesional–, sino que la obtienen de otras fuentes de información (v. gr. redes sociales u hojas de vida de los profesionales obtenidas por cualquier medio). El Registro público de profesionales no es una base de datos abierta, en la que los ciudadanos puedan consultar toda la información de los profesionales inscritos, en un mismo archivo, sino que requiere el diligenciamiento de una información mínima para acceder a unos datos públicos específicos.
Aquí es importante resaltar que la obligación de la Entidad corresponde a una actividad de tratamiento interno, es decir, de velar por la seguridad de los datos e información contenida en sus bases de datos y demás archivos que están al interior de la entidad y cuyo acceso puede ser público en determinados escenarios, más escapa de su competencia velar por el uso o la utilización de dicha información ya publicada, ya que esto corresponde a un tratamiento externo de la misma.
2. ¿Cómo debe proceder el área de Atención al Ciudadano o al interior de la Entidad en estos casos?
En las peticiones relacionadas con el tratamiento de datos personales, la Entidad en general, y el área de Atención al Ciudadano en particular, deben analizar la petición, determinar si la solicitud se relaciona con el tratamiento de un dato público, semiprivado, privado o sensible, y seguir el procedimiento dispuesto en el Manual para la protección de datos personales, numeral 11 – CONSULTAS Y RECLAMOS.
3. Dado que el Certificado de vigencia y antecedentes es público, en razón a los dictados de Ley de transparencia y el ejercicio de una profesión que implica riesgo social ¿Se puede o no se puede bloquear la consulta y descarga del certificado para atender la solicitud de los Usuarios? ¿En qué casos si aplica? Y si no es posible ¿Qué entidades pueden ordenarlo?
No es posible bloquear la consulta y descarga del Certificado de Vigencia y Antecedentes Disciplinarios, al atender una solicitud de un usuario en ese sentido. Como lo explicamos en la respuesta al primer punto, los datos públicos que contiene dicho Certificado no son considerados información privilegiada o reservada, ni datos personales de carácter sensible, por lo que la información debe estar disponible al público en virtud de lo dispuesto en el artículo 7o de la Ley 1712 de 2014.
Esos datos públicos responden a una finalidad legítima de control de las Autoridades y los ciudadanos sobre los profesionales inscritos en el Registro público que administra el COPNIA, y materializa el ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información pública regulado en la Ley 1712 de 2014, por lo que en ningún caso se puede bloquear la consulta y descarga del certificado, salvo que alguna disposición constitucional o legal posterior lo permita.
La Superintendencia de Industria y Comercio, en ejercicio de la competencia que le otorga los artículos 19 a 24 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, como autoridad de protección de datos y previo agotamiento del requisito de procedibilidad dispuesto en el artículo 16 ídem, podrá ordenar al COPNIA la corrección, actualización o supresión de un dato contenido en el Registro público de profesionales, cuando observe que este afecta principios, derechos o garantías del profesional inscrito. No obstante, en ningún caso podrá ordenar el bloqueo de la consulta y descarga del certificado, pues una decisión en ese sentido sería contraria a derecho.
Lo anterior, resaltando la importancia de dicho documento como requisito habilitante en la contratación pública, para los profesionales de la ingeniería, lo que deriva en situaciones de fundamentalidad especifica al llevar implícito el ejercicio del derecho al trabajo.
4. ¿La Entidad puede o no puede establecer acciones o aperturar procesos en contra de los inscritos, en los que el peticionario aporta como prueba copia de la tarjeta profesional o documento de identidad de un inscrito?
De conformidad con lo previsto en el artículo 26, literal t), de la Ley 842 de 2003, es una función específica del COPNIA atender las quejas o denuncias hechas sobre la conducta de los ingenieros, profesionales afines y profesionales auxiliares de la ingeniería, debidamente inscritos, que violen los mandatos de la citada Ley 842 o por un inadecuado ejercicio de la profesión.
En aquellos casos en los que se aporta copia de la matrícula profesional o del documento de identidad del profesional denunciado, una vez radicada la queja, la Secretaría Regional o Seccional que por competencia deba conocer el proceso –de acuerdo con el lugar en donde ocurrieron los hechos–, deberá verificar el Registro público de profesionales para constatar que el profesional se encuentre inscrito. Luego analizará la queja para establecer alguna clase de indicio en contra de ese profesional, de una conducta presuntamente constitutiva de falta al Código de Ética Profesional. Si evidencia que existe al menos un indicio, deberá abrir la etapa de investigación preliminar y decretar, practicar e incorporar las pruebas conducentes, pertinentes y necesarias para el cumplimiento de los fines de la indagación preliminar establecidos en el artículo 64 de la Ley 842 de 2003.
Si en el análisis de la queja no evidencia al menos un indicio de un inadecuado ejercicio de la profesión, deberá citar al quejoso a la diligencia de ratificación de queja prevista en el artículo 61 ídem, para intentar establecerlo.
Si luego de realizada la audiencia, la Secretaría Regional o Seccional determina que no hay un indicio que haga procedente la apertura de la investigación preliminar, procederá a archivar la queja ético-disciplinaria.
En los eventos en que esta Subdirección Jurídica al momento de la radicación o la Secretaría Regional o Seccional evidencie, de facto, que los hechos denunciados se relacionan con una presunta suplantación de identidad de un profesional y una estafa, por carecer el COPNIA de competencia para investigar esos hechos y siguiendo la doctrinal institucional sobre el particular, deberá emitir comunicación de falta de competencia para iniciar la actuación u ordenar el archivo de la queja, según corresponda, y remitir las diligencias a la Fiscalía General de la Nación.
En todo caso, las decisiones que pongan fin a la actuación administrativa deberán ser remitidas en consulta a esta Subdirección Jurídica, en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 73 de la Ley 842 de 2003.
Por otra parte, para las peticiones en los que reportan ejercicio ilegal de un profesional (no inscrito) y que presuntamente ostenta una profesión dentro del listado de profesiones:
1. ¿Cómo debemos proceder internamente ante la solicitud cuando se informa el lugar donde labora o se graduó la persona?
En aquellos casos en los que ciudadanos denuncian el ejercicio ilegal de un profesional no inscrito en el Registro público de profesionales que administra el COPNIA, la Entidad deberá tramitar la petición como tal y, una vez verifique que, en efecto, el profesional no se encuentra inscrito, deberá indicar al usuario que el COPNIA carece de competencia para investigar esos hechos, pues de acuerdo con el artículo 50, literal a), de la Ley 842 de 2003, para la configuración de una falta disciplinaria ético-profesional, la conducta o el hecho debe haber sido cometido por un profesional de la ingeniería, de alguna de sus profesiones afines o de alguna de sus profesiones auxiliares, debidamente matriculado.
También deberá informarle que los hechos podrán ser denunciados ante la Fiscalía General de la Nación, en el evento en que ese ejercicio ilegal de una profesión sea realizado por una persona que no posee un título profesional pero lo haya acreditado
–falso profesional–, o ante las Oficinas de Control Interno Disciplinario de las entidades públicas, si quien ejerce de manera ilegal una profesión es servidor público.
Si en la petición se denuncia, además del ejercicio ilegal de una profesión, que la persona fue contratada por un profesional de la ingeniería, profesional afín o un auxiliar de la ingeniería debidamente matriculado, en esos casos la petición deberá tramitarse como queja, en razón a que el COPNIA sí es competente para investigar los hechos relativos a esa contratación, pues podrían configurar una infracción a lo dispuesto en el artículo 32, literales a) y b), de la Ley 842 de 2003, que expresa:
"ARTÍCULO 32. PROHIBICIONES GENERALES A LOS PROFESIONALES. Son prohibiciones generales a los profesionales:
a) Nombrar, elegir, dar posesión o tener a su servicio, para el desempeño de un cargo privado o público que requiera ser desempeñado por profesionales de la ingeniería o alguna de sus profesiones afines o auxiliares, en forma permanente o transitoria, a personas que ejerzan ilegalmente la profesión;
b) Permitir, tolerar o facilitar el ejercicio ilegal de las profesiones reguladas por esta ley; (…)"
En este caso es irrelevante el lugar donde labora o donde se graduó el profesional no inscrito. Lo importante es determinar el lugar donde el profesional habría sido contratado, para efectos de establecer la competencia territorial de la Secretaría Regional o Seccional que deba conocer el proceso, lo cual se hará en la etapa de análisis de queja.
Ahora, en lo que respecta a la empresa o Entidad que lo contrató, deberá mediante memorando interno, comunicarse a la Secretaría Regional o Seccional correspondiente, copia de la respuesta entregada al ciudadano, para que ésta determine si, en ejercicio de su competencia legal de Inspección y Vigilancia, amerita alguna acción, iniciando una actuación administrativa, o por el contrario, algún tipo de acercamiento vía programa de divulgación.
2. ¿Cómo debemos proceder internamente ante la solicitud cuando no informa ni tiempo ni lugar donde ejerce o se graduó la persona? y 3. Jurídicamente la Entidad deberá establecer alguna otra acción sujeta a informar al Usuario.
De acuerdo con la manifestación que indica, cuando el usuario no manifieste ningún tiempo ni lugar donde se ejerce de forma no autorizada, deberá indicarse que, si a bien lo considere, amplíe esa información, señalándole la información relevante que debe precisar; ahora, de otra parte, frente al segundo interrogante, al usuario únicamente deberá, cuando a ello proceda, informársele que se copiará la petición y su respuesta, a la Secretaría Regional o Seccional correspondiente, para que determine si procede alguna actuación competencia de éstos relacionada con inspección o con actividades de divulgación que surjan de ese comunicado.
En los anteriores términos consideramos resuelta su consulta. Cordialmente,
JORGE IVÁN FLÓREZ BLANDÓN
Subdirector Jurídico
